Confidențialitate
Operatorul și starea integrărilor
Bookkeepers Pro SRL este operatorul aplicației interne TheBooks Mail Dispatcher, folosită de titularul conturilor și de personalul autorizat pentru organizarea corespondenței profesionale.
Conturile Gmail sunt conectate numai cu acordul titularului. Integrarea Yahoo nu este activă și nu colectează date Yahoo. Secțiunile despre Yahoo descriu integrarea propusă, care poate fi activată numai după aprobarea accesului de către Yahoo, implementarea și verificarea colectorului și autorizarea expresă a titularului.
Date accesate și permisiuni
Integrarea Gmail folosește gmail.readonly pentru citirea antetelor, conținutului, atașamentelor și metadatelor mesajelor. Identificatorii tehnici și starea colectării sunt folosiți pentru evidența locală și evitarea importurilor duplicate. Integrarea Gmail nu solicită permisiuni de trimitere, modificare sau ștergere.
Pentru Yahoo este propus exclusiv accesul la corespondență prin OAuth IMAP cu mail-r, numai pentru citire. Sunt avute în vedere antetele, conținutul, atașamentele și metadatele. Nu este propus mail-w, acces la contacte sau calendar ori folosirea Yahoo pentru trimitere, modificare sau ștergere. Înaintea activării vor fi verificate citirea fără modificarea mesajelor și respectarea permisiunilor aprobate.
Scop, stocare și acces
Copiile originale și evidențele aplicației sunt păstrate pe infrastructura proprie NAS. Ele sunt folosite pentru arhivă, căutare, organizare după client, etichetare locală și prezentări ale mesajelor pentru persoanele autorizate. Același model de păstrare locală este propus pentru Yahoo.
Titularul poate consulta și administra copiile locale. Personalul autorizat poate consulta propria căsuță de serviciu și corespondența asociată clienților care îi sunt alocați, conform registrului și autorizărilor curente. Mesajele personale sau neasociate ale altor conturi nu devin vizibile personalului printr-o simplă etichetă.
Asocierea cu un client folosește reguli deterministe; cazurile ambigue necesită revizuire. Mesajele și atașamentele nu sunt trimise unui serviciu extern de inteligență artificială pentru prelucrare. Integrarea Yahoo propusă urmează aceeași regulă.
Utilizare limitată
Datele nu sunt vândute și nu sunt folosite pentru publicitate, urmărire publicitară sau antrenarea modelelor generale de inteligență artificială.
Informațiile obținute prin permisiunile Google Workspace sunt folosite pentru funcțiile descrise aici, în conformitate cu politica Google privind datele utilizatorilor, inclusiv cerințele de utilizare limitată (Limited Use).
Durata păstrării
În configurația actuală nu există ștergere automată după un termen prestabilit. Copiile și evidențele locale sunt păstrate până la ștergerea lor de către administrator. Pentru Yahoo este propusă aceeași regulă de păstrare locală, comunicată titularului înaintea autorizării.
Revocare și ștergere
Titularul poate revoca accesul Gmail din setările contului Google pentru aplicații și servicii conectate. Dacă integrarea Yahoo va fi activată, titularul va putea retrage autorizația din contul Yahoo și poate solicita operatorului oprirea conexiunii. Revocarea retrage autorizarea pentru colectarea ulterioară prin conexiunea respectivă.
Revocarea accesului la furnizor nu șterge automat copiile deja păstrate pe NAS. Ștergerea locală și revocarea sunt operațiuni distincte. Pentru ștergerea copiilor locale sau întrebări privind accesul și folosirea datelor, titularul se poate adresa administratorului aplicației din cadrul Bookkeepers Pro SRL, prin canalul intern folosit pentru această aplicație.